Umitake Outlook コネクター for kintone ユーザーマニュアル

目次

1. 概要
2. インストール
3. 管理者の初期設定
   • ライセンスキーの検証
   • Microsoft 365 の認可について
   • 管理者同意の実行
   • データ保存アプリの作成
   • 機能設定
   • フィールド対応付け
   • メール取込の設定
   • 紐付けルールの設定
   • API トークンの登録
   • 2 つ目以降のアプリに入れるとき
4. 利用者の準備 — Microsoft 365 への接続
5. メールの取り込み
6. 取り込みの操作を使い分ける
7. 関連メールパネル
8. メールの送信
9. 予定表
10. 接続ユーザー数の上限
11. 運用上のご注意
12. 困ったときは

1. 概要

Umitake Outlook コネクター for kintone は、kintone のレコードから Microsoft 365（Outlook）のメール送受信と予定表の操作を行うプラグインです。

やり取りしたメールは担当者を問わず kintone に集まり、案件レコードを開けば一覧で確認できます。担当者が変わってもメールの経緯が失われません。

主な機能

• レコードの値を差し込んだメールを、Outlook のご自身のアカウントから送信
• 担当者をまたいだ送受信メールを、同じレコードに自動で集約
• 一覧の絞り込み結果に対する、1 レコード 1 通の差し込み一括送信（最大 500 件）
• 送信の取り消し（既定 30 秒の猶予）
• レコードの日程から Outlook の予定を作成し、レコードの変更に追随
• 共有メールボックス（info@ など）の送信と取り込み
• 署名・メールテンプレートの一元管理

このマニュアルの構成

管理者の設定だけでは、まだメールのやり取りはできません。利用者お一人ずつに、1 回だけ Microsoft 365 への接続をお願いする必要があります。

2. インストール

1. kintone 管理画面（歯車アイコン）を開きます
2. プラグイン をクリックします
3. プラグインの読み込み をクリックします
4. kintone-outlook.zip を選択してアップロードします
5. プラグインを使うアプリの設定画面を開きます
6. プラグイン タブから「Umitake Outlook コネクター」を追加します
7. 設定 をクリックして、プラグインの設定画面を開きます

プラグインを入れるのは、レコードからメールを送ったり、関連メールを表示したりするアプリ（案件管理・顧客管理など）です。後述する履歴アプリ・署名アプリ・設定アプリには入れません。

3. 管理者の初期設定

設定画面のタブを、上から順に設定します。

3.1 ライセンスキーの検証

共通・ライセンス タブでライセンスキーを入力し、検証 をクリックします。

検証が完了すると、バックエンドへの登録も自動的に完了します。次の手順で バックエンドに登録 を押す必要はありません。

2 つ目以降のアプリでは、この検証だけで履歴・署名・設定アプリの指定も引き継がれます（3.10）。

3.2 Microsoft 365 の認可について

Microsoft 365 との連携には、性質の異なる 2 つの手続きがあります。

管理者同意だけでは、メールは 1 通も取り込まれません。 利用者ご本人が Microsoft 365 にサインインして初めて、そのメールボックスを扱えるようになります。

管理者同意をお願いする理由

技術的には利用者お一人ずつの同意でも動作しますが、多くの環境では利用者ご自身の同意が拒否されます。 Microsoft の既定の設定により、また社内ポリシーとして利用者の同意を無効にしている企業も多いためです。その場合、利用者は接続時に「管理者の承認が必要です」と表示されて止まり、ご本人では解決できません。

管理者同意を先に済ませておけば、以降の利用者はサインインするだけで接続できます。

kintone の管理者が Microsoft 365 の管理者である必要はありません。 設定画面のボタンは同意用の URL を開くだけですので、その URL を Microsoft 365 の管理者にお渡しいただければ実行できます。実行する方には、全体管理者・特権ロール管理者・クラウド アプリケーション管理者・アプリケーション管理者のいずれかのロールが必要です。

管理者同意で全社のメールが読まれることはありません

本プラグインが要求するのは委任アクセスのみです。利用者ご本人がサインインしない限り、そのメールボックスにはアクセスできません。サインインなしで全メールボックスを読み取る種類の権限（アプリケーション権限）は要求していません。

3.3 管理者同意の実行

接続設定 タブで実行します。

1. 同意を求める範囲（これから使う予定の機能を選んでください） で、使用する機能を選択します
2. 管理者同意を実行 をクリックします。別ウィンドウで Microsoft の同意画面が開きます
3. 完了後、接続テスト で確認します

これから使う予定の機能を、この時点でまとめてお選びください。

後から機能を追加すると、管理者同意をやり直していただくことになります。やり直しが完了するまでの間、利用者は接続時に「Need admin approval」と表示されて接続できません。

一方で、使用しない機能まで選択すると、不要な権限を求めることになります。予定表を使わない場合に Calendars.ReadWrite の同意を求めるのは避けたほうがよいでしょう。

同意していない機能は「機能設定」で有効にできません。

要求する権限（Graph スコープ）

選択した機能に必要なものだけを要求します。

接続テストの結果

接続済みの利用者ごとに Microsoft 365 へ問い合わせ、保存されている資格情報が有効かどうかを確認します（一度に 5 名まで）。

同じタブの折りたたみ内にある「トークンを作り直す」は、通常は使用しません。 実行すると、この環境の他のアプリでプラグインが動作しなくなります（各アプリの設定画面で 登録を更新 を押すまで）。共有トークンを紛失した場合の復旧用です。

3.4 データ保存アプリの作成

データ保存アプリ タブで、履歴・署名・設定の 3 つのアプリを作成、または既存のアプリを選択します。

履歴・署名・設定アプリは作り直さないでください。 メールの集約ができなくなります。

3.5 機能設定

機能設定 タブで、このアプリで使用する機能を選択します。無効にした機能は画面に表示されません。

機能設定はアプリごとに独立しています。2 つ目のアプリでも、必要な機能を有効にしてください。

3.6 フィールド対応付け

プラグインが適用先アプリのフィールドを自動作成することはありません。先に kintone 側でフィールドをご用意のうえ、割り当ててください。

関連メールパネルの幅と高さは、割り当てたスペースフィールドの大きさになります。表示が狭い場合は、フォーム編集でスペースを広げてください。

3.7 メール取込の設定

メール取込 タブで、取り込む対象を設定します。この設定は環境全体で共通です。 どのアプリから編集しても同じ内容になります。

顧客ドメインとコンタクトマスタの両方が空の場合、メールは 1 通も取り込まれません。

3.8 紐付けルールの設定

紐付けルール タブで、取り込んだメールをどのレコードに紐付けるかを設定します。このタブはアプリごとに設定します。

案件管理アプリでは「A. アドレス一致」をお使いにならないでください。 同じ顧客の別案件のメールまで、すべて紐付いてしまいます。案件管理では B + C + D の組み合わせをお勧めします。

件名から案件番号を拾う（ルール B）

件名から識別子を抜き出す正規表現を指定します。

• 件名の全体ではなく、含まれていれば一致します（Re: が付いていても抜き出せます）
• 1 つ目の括弧（キャプチャグループ）の中身を識別子として使用します。括弧がない場合は一致した文字列全体を使用します
• 抜き出した値を、指定した突き合わせ先フィールドの値と完全一致で比較します

括弧を外すと一致する範囲が広がります。意図しない一致を抑えたい場合は、(?:^|\s|【)案件-(\d+) のように語の切れ目を指定してください。

ルールを変更しても、取り込み済みのメールの紐付けは変わりません。紐付けを再評価 を実行してください（6.2）。

3.9 API トークンの登録

紐付けの処理のため、アプリごとに kintone の API トークンを登録します。

登録を忘れると、そのアプリだけメールが紐付きません。 エラーは表示されませんのでご注意ください。

3.10 2 つ目以降のアプリに入れるとき

バックエンドに登録 を押す必要はありません。

共通・ライセンス タブでライセンスキーを検証すると、バックエンドの登録と、履歴・署名・設定アプリの指定が自動的に引き継がれます。設定が保存され、画面が再読み込みされます。

バックエンドに登録 を押し直さないでください。 「トークンを作り直しますか？」と表示されます。作り直すと、他のアプリからの通信がすべて失敗し、画面に「未接続」と表示されます。

自動的に引き継がれるのは、環境内に候補が 1 つだけの場合です。履歴アプリが複数あるなど候補が絞れない場合は、データ保存アプリ タブで選択してください。

2 つ目以降のアプリで設定していただくのは、実質的に 機能設定 と API トークンの登録 の 2 つです。

4. 利用者の準備 — Microsoft 365 への接続

利用者お一人ずつ、一覧画面のヘッダーから 1 回だけ接続していただきます。

1. プラグインを入れたアプリの一覧画面を開きます
2. ヘッダーの 接続する をクリックします
3. Microsoft 365 のアカウントでサインインします

管理者が代わりに接続することはできません。設定画面からも接続できません。ご本人のサインインが必要です。

管理者の設定が完了しただけでは、メールは取り込まれません。 設定完了のご連絡とあわせて、この手順を利用者の皆さまにご案内ください。

接続の有効期限が切れると、ヘッダーの表示が 再接続する に変わります。クリックして、もう一度サインインしてください。

接続すると、その方のメールボックスが巡回の対象になります。私用のメールも取り込み条件との照合対象になりますので、全員の接続をご希望でない場合は 12.5 をご覧ください。

5. メールの取り込み

5.1 取り込みの流れ

メールは 4 つの段階を経て、レコードに表示されます。

「取り込まれない」場合と「紐付かない」場合では、確認する場所が異なります。 履歴アプリにレコードがあれば ①〜③ は完了しており、④ だけが行われていない状態です。まず履歴アプリを開いて、そのメールがあるかどうかをご確認ください。

5.2 読み取る対象とタイミング

利用者のメールボックスを読み取るには、その方の接続が必要です。共有メールボックスは、アクセス権のある方が 1 名接続していれば取り込めます。

5.3 取り込む条件

すべてのメールを取り込むわけではありません。差出人・宛先から自社ドメインを除いた社外のアドレスが、次のいずれかに合致するメールを取り込みます。

• 顧客ドメイン に登録されている
• コンタクトマスタ に登録されている

自社のドメインは必ず設定してください。 未設定の場合、社内メールに含まれる同僚のアドレスで照合が行われ、無関係なレコードに紐付きます。

条件に合わずに取り込まれなかったメールは、履歴アプリに保存されません。 後から条件を緩めても自動では取り込まれませんので、6.4 の操作が必要になります。

5.4 メールの保存先

取り込んだメールは、本文を含めてメール履歴アプリに保存されます（1 通 1 レコード）。

同じメールが複数の方に届いた場合（To と Cc など）は、自動的に 1 レコードにまとめます。 重複したレコードは作成されません。

5.5 紐付けについて

紐付けは取り込んだ時点で判断します。設定は 3.8 で行います。

1 通のメールが複数のレコードに紐付くことがあります。 顧客管理と案件管理の両方にプラグインを入れている場合、同じメールが顧客レコードと案件レコードの両方に紐付きます。これは正常な動作です（1 通あたり既定 10 レコードまで）。

後から作成したレコードには、自動では紐付きません。 次章の操作で紐付けてください。

6. 取り込みの操作を使い分ける

Outlook を検索する操作と、kintone 内で完結する操作があります。

6.1 レコード画面の操作（利用者）

過去のメールを探す は 1 つのボタンです。クリックすると、どちらで探すかを選択できます。

取り込み済みのメールから探す

新しいものから最大 2,000 件を確認します。上限に達した場合は、結果に「上限に達したため、これより古いメールは見ていません」と表示されます。

Outlook までさかのぼって探す

取り込み条件に合わずに保存されなかったメールを、改めて取り込みます。

同僚が受け取ったメールも集めたい場合は、その方にも実行をご依頼ください。同じメールは 1 レコードにまとまります。

6.2 保守操作（管理者）

設定画面「同期ステータス」の 保守操作 にあります。

過去分を再取り込み の範囲

期間を延ばす場合は、先に「メール取込」の取り込み対象期間を変更してから実行してください。 順番が逆になりますと、古いメールは読み取られても保存されません。

全利用者のメールボックスを読み直すため、完了までに時間がかかります。自動では実行されません。

6.3 症状から操作を選ぶ

6.4 取り込まれなかったメールについて

取り込み条件に合わなかったメールは履歴アプリに保存されていません。条件を緩めても、対象期間を延ばしても、自動では取り込まれません。 上記の再取り込みの操作をご利用ください。

なお、読み直した場合も保存されるのは取り込み条件と対象期間に合致したメールのみです。

6.5 紐付けを解除したメールについて

紐付けを解除 したメールは、再評価や過去メールの検索では元に戻りません。改めて紐付ける場合は、手動で操作してください。

再評価は紐付けを追加するのみで、既存の紐付けを解除することはありません。条件を緩めた結果、意図しないレコードに紐付いた場合は、手動で解除してください。

7. 関連メールパネル

レコード詳細に、そのレコードに紐付いたメールをスレッド単位で表示します。

7.1 表示

• 件名がスレッドの見出し（灰色の帯）です。その下の 1 行は本文の抜粋で、クリックすると本文が開きます
• 返信の引用部分は折りたたまれています。引用部分を表示 で開きます
• 履歴レコードを開く から、そのメールの履歴レコードを開けます
• 担当者ごとにメールボックスが異なっていても、同じスレッドは 1 つにまとまります
• スレッド内、およびスレッドの並びは新しい順です

本文は既定で折りたたまれた状態で表示されます。

7.2 添付ファイル

受信メールの添付ファイルは、既定では取り込みません。 設定画面の メール取込 タブの 添付ファイルを取り込む で有効にできます。この設定は環境全体で共通です。

本文中に画像は表示されません。 画像は添付ファイルの一覧からお開きください。

取り込んだ添付ファイルは、本文と返信ボタンの間に一覧で表示されます。本文を開かずにご確認いただけます。

後から有効にしても、取り込み済みのメールの添付ファイルは保存されません。 過去分を再取り込み を実行してください。

7.3 メールを閲覧できる方について

履歴アプリのアクセス権限が、そのままメールの公開範囲になります。 関連メールパネルは、閲覧者ご本人の権限で履歴アプリを読み取っています。

案件レコードを経由した閲覧のみに限定したい場合は、履歴アプリ側のレコード閲覧権限を設定してください（11.1）。

8. メールの送信

レコード詳細の メール送信 から、そのレコードを起点にメールを送信します。送信したメールは履歴アプリに保存され、そのレコードに紐付きます。以後の返信も同じレコードに集まります。

8.1 送信の手順

1. レコード詳細で メール送信 をクリックします
2. テンプレート を選択します。件名・本文の {フィールドコード} がレコードの値に置き換わります
3. 差出人・宛先・Cc・件名・本文・署名 を確認します
4. 必要に応じて ファイルを選ぶ で添付します
5. プレビュー で、実際に送信される文面を確認します
6. 送信 をクリックします

本文では、太字・下線・箇条書き・リンク・表をお使いいただけます。画像は使用できません（署名も同様です）。

8.2 添付ファイル

ファイルを選ぶ から、パソコンのファイルを添付します。合計 20MB までです。上限を超える場合は送信できませんので、ファイルを減らしてください。

添付したファイルは履歴アプリのレコードにも保存され、後から確認できます。

レコードの添付ファイル欄からは選択できません。 レコードにあるファイルを送信する場合は、一度ダウンロードしてから添付してください。

20MB を超えるファイルは、共有リンクを本文に記載する方法をお勧めします。受信側のメールサーバーで受け取れないことがあるためです。

転送の場合、元のメールの添付ファイルはそのまま引き継がれます。

8.3 宛先の確認

宛先は 3 つに分けて扱います。

判定には取り込みの設定をそのまま使用します。コンタクトマスタも顧客ドメインも未設定の環境では、警告は表示されません。

8.4 差出人

既定では、操作された方ご自身のアドレスから送信します。送信したメールは Outlook の送信済みアイテムにも残ります。

共有メールボックス（info@ など）を差出人にすることもできます。 機能設定の 共有メールボックスから送信する を有効にすると、その下に差出人として使用できるアドレスの入力欄が表示されます（1 行に 1 アドレス）。登録したアドレスが、送信画面の 差出人 の選択肢に表示されます。

この欄は取り込みの対象とは別です。「メール取込」タブの共有メールボックス欄は読み取る対象、こちらは送信元の設定です。

有効にした後は、管理者同意をやり直してください。 あわせて Exchange 管理センターで、そのメールボックスへの「フル アクセス」と「Send As」の付与が必要です。

8.5 送信の取り消し

送信には猶予があります（既定 30 秒）。その間は 取り消す で取り消せます。猶予を過ぎたメールは取り消せません。

送信猶予中に送信が失敗した場合、送信された方の画面にはエラーが表示されません。 実際の送信は猶予の経過後に行われるためです。

履歴アプリで条件通知の設定をお願いします。 状態が「失敗」のレコードが作成されたときに管理者または送信者へ通知する設定です。kintone アプリの設定 →「通知」→「条件通知」から作成できます。設定がないと、送信の失敗に気づけません。

8.6 一括送信

一覧画面のヘッダーの 一括送信 から実行します。接続済みの場合のみ表示されます。

• 対象は現在の一覧の絞り込み条件に一致するレコードです。チェックボックスでの選択ではありません
• 1 レコードにつき 1 通の差し込み送信です。宛先をまとめた一斉送信は行いません
• 一度に扱えるのは 500 件までです

送信前に、送信内容の確認（ドライラン）が必ず行われます。 全件の宛先・件名・本文のプレビューが表示され、問題のある行が赤く表示されます。

1 件でも問題がある場合、全体を送信できません。 該当する行を修正してから、改めて実行してください。

送信中は進捗が表示されます。猶予中は「すべて取り消す」で一括して取り消せます。失敗した行がある場合は、失敗分のみ再実行できます。

設定画面の一括送信の設定で、実行できる組織／グループを限定できます。 限定した場合、所属を確認できないときは実行できません。個別のメール送信には制限はかかりません。

8.7 テストモード

導入前の動作確認には テストモード をご利用ください。設定画面の 誤送信防止 タブで テストモードを有効にする を選択し、転送先アドレス を指定します。

有効にしている間は、すべての宛先が指定したアドレスに置き換わります。テンプレートや差し込みの確認を、実際の顧客に送信せずに行えます。

確認が終わりましたら、必ず無効に戻してください。 有効のままですと、メールが本来の宛先に届きません。

9. 予定表

レコードから Outlook の予定を作成し、以後はレコードの変更に追随させます。kintone から Outlook への一方向です。Outlook 側で変更した内容は kintone に反映されません。

9.1 予定の作成

レコード詳細の 予定を作成 から作成します。Outlook に予定を作成 ダイアログで、件名・日時・場所・本文・参加者 をご確認ください。Teams 会議にする を選択すると、オンライン会議のリンクが生成されます。

作成すると、予定 ID がレコードに書き戻されます。この ID をもとに、以後の更新・削除を行います。

予定 ID が入っているレコードには、予定を作成 は表示されません。 二重に作成すると、最初の予定を更新・削除できなくなるためです。

9.2 レコードの変更と予定の更新

開始・終了・件名・場所・本文のいずれかを変更して保存すると、Outlook の予定も更新されます。対応付けたフィールドに変更がない場合は、予定は変更されません。

開始日時を空にして保存すると、Outlook の予定は削除されます。

9.3 終日の予定

開始・終了に日付フィールドを対応付けると、終日 の予定になります。同じ日を指定した場合は、その 1 日のみの予定になります。

9.4 レコードを再利用する場合

レコードをコピーすると、予定 ID は自動的に削除されます。コピー元の予定が書き換わることはありません。

9.5 レコードを削除する場合

予定が紐付いている場合、削除前に選択肢が表示されます。

ダイアログを ✕ や Esc で閉じた場合は、「やめる」と同じ扱いになります。

9.6 他の方が作成した予定について

他の方が作成した予定は、更新・削除できません。 予定は作成された方の予定表にあり、他の方の予定表は操作できないためです。

メッセージには作成された方のお名前が表示されますので、その方にご依頼ください。レコードは正しく保存・削除されます。 予定を担当者間で引き継ぐ運用の場合は、Outlook 側で共有の予定表をお使いいただくことをお勧めします。

10. 接続ユーザー数の上限

接続できる人数は、ご契約プランによって異なります。

数えるのは Microsoft 365 に接続した方のみで、kintone のユーザー数ではありません。メールを閲覧するだけの方は含まれませんので、通常は kintone のライセンス数より少なくなります。

現在の人数は、設定画面の接続一覧の上に「接続ユーザー 12 / 30 人」のように表示されます。

• 上限に達した場合、新しく接続しようとした方に、その旨が表示されます
• すでに接続されている方には影響ありません。 再接続も可能です
• プランを変更した場合、翌日までに自動的に反映されます

すぐに反映したい場合は、接続設定 タブの手順 1 にある 登録を更新 をクリックしてください。何度実行しても問題ありません。

11. 運用上のご注意

11.1 履歴アプリのアクセス権限について

導入時に必ずご検討ください。

取り込んだメールは、本文を含めて kintone の履歴アプリに保存されます。関連メールパネルは閲覧者ご本人の権限で履歴アプリを読み取るため、履歴アプリを直接開ける方は、レコードに紐付いていないメールも閲覧できます。

11.2 履歴アプリの容量

メールを集約する仕組みのため、履歴アプリのレコードは増え続けます。

kintone にはアプリごとのレコード数上限があり、上限に達するとレコードを追加できなくなります（サイボウズ社にお問い合わせいただくと拡張できます）。

上限に近づいたことをお知らせする機能はありません。 定期的にレコード数をご確認いただくか、古いメールの削除・アーカイブの方針を決めておくことをお勧めします。

容量を抑える方法

• 取り込み条件を絞る（顧客ドメイン・コンタクトマスタ）
• 取り込み対象期間を短くする（既定 30 日）
• 添付ファイルの取り込みを無効にする、または上限サイズを下げる
• サイボウズ社に上限の拡張を依頼する

11.3 データの取り扱い

メールの本文と添付ファイルは、弊社のサーバーには保存されません。 保存先はお客様の kintone（履歴アプリ）です。閲覧も kintone から直接行いますので、どなたがメールを閲覧できるかは、kintone のレコード権限によって決まります。

弊社のサーバーが保持するのは、暗号化した資格情報・同期の状態・同期エラー・接続履歴のみです。

11.4 対応していない機能

仕様上の制約

12. 困ったときは

12.1 メールが取り込まれない

はじめに、履歴アプリを開いて、そのメールがあるかどうかをご確認ください。 メールがあれば取り込みは完了しており、紐付けのみが行われていない状態です。

履歴アプリにメールが無い場合、上から順にご確認ください。

履歴アプリにメールがあり、紐付かない場合

12.2 エラーの表示場所

利用者ご自身で対応いただけるのは 再接続する のみです。それ以外は kintone 管理者にお伝えください。

12.3 kintone 管理者の確認先

設定画面の 同期ステータス にまとめて表示されます。

graph request-id は、Microsoft へのお問い合わせに必要な値です。弊社へお問い合わせいただく際も、この値をお知らせいただくと調査が早くなります。

接続設定 タブでは、接続済みの利用者の一覧と、管理者同意が現在の機能に足りているかを確認できます。

12.4 主なエラーと対応

「必要な権限が不足しています」は、管理者同意のやり直しで解決します。 弊社へのご連絡は不要です。

次のエラーは管理者の操作では解決しませんので、弊社にご連絡ください。

• サーバー側の資格情報が無効です
• ライセンスの確認に失敗しました
• 同じエラーが繰り返し発生する

12.5 よくあるご質問

取引先のメールアドレスが変わったときは

コンタクト（顧客）レコードのアドレス欄を、新しいアドレスに更新してください。以降のメールは取り込まれ、そのレコードに紐付きます。あわせて次の点にご注意ください。

旧アドレスを残す場合は、別のフィールドに入力してください

1 つの欄に 2 つのアドレスを入力しないでください。取り込みは行われますが、紐付け（ルール A）は欄の値がアドレスと完全に一致したときのみ動作するため、取り込まれてもどのレコードにも紐付かない状態になります。

メールアドレス2 のようなフィールドを別に用意し、紐付けルール A の照合するアドレスのフィールドに両方を指定してください。

旧アドレスをどこにも残さない場合、旧アドレス宛のメールは取り込まれません

取り込み条件に合致しなくなるためです。先方に転送設定が残っている場合もありますので、移行が完了するまでは旧アドレスも残しておくことをお勧めします。

反映には最大 10 分かかります

すぐに反映したい場合は、そのレコードで 過去のメールを探す → Outlook までさかのぼって探す を実行してください。

取り込み済みのメールは影響を受けません

すでに紐付いているメールは、アドレスを変更してもそのまま残ります。

代表アドレス（info@ など）だけを取り込みたい

まず info@ の種別をご確認ください。

共通の設定

機能設定の 一般ユーザーに Microsoft 365 への接続を求める を無効にします。接続ボタンと、ご自身のメールボックスを読み取る操作が表示されなくなります。

あわせて メール送信・返信・転送・予定表 も無効にしてください。いずれもご本人の接続が前提の機能です。

関連メールパネルはそのままご利用いただけます。履歴アプリを読み取るだけですので、Microsoft 365 にはアクセスしません。

設定の順番にご注意ください。 先に無効にすると、最初のお一人も接続できなくなります。

1. この設定は有効のままにしておきます
2. 代表して読み取る方が、一覧画面から接続します
3. 「接続設定」の接続済みユーザー一覧で、接続を確認します
4. その後、無効にします

すでに接続されている方の状態と操作は、無効にした後もそのまま残ります。

共有メールボックスの設定

1. メール取込 タブで 共有メールボックスも取り込む を選択します
2. アドレスを 1 行に 1 つ追加します。アドレスごとに 受信トレイ・送信済み を選択できます
3. 管理者同意をやり直します
4. 代表して読み取る方が接続します

• アドレスごとに 巡回に使うユーザー を選択できます。そのメールボックスへのアクセス権がある方をお選びください。「自動」の場合は最初に接続した方になります
• 各利用者の受信トレイ・送信済みの設定とは独立しています。個人のメールボックスを取り込まず、共有メールボックスだけを取り込む構成にできます
• 代表して読み取る方は 1 名です
• 担当の方を変更すると、そのメールボックスを取り込み対象期間まで遡って読み直します

履歴アプリの「検出元」には、共有メールボックスのアドレスが記録されます。

担当者が退職したときは

管理者が設定画面 接続設定 の接続済みユーザー一覧から、接続を解除してください。以降、その方のメールボックスは巡回されません。

取り込み済みのメールは履歴アプリに残ります。 退職された方が関与した案件の経緯も、そのままご確認いただけます。

同意画面に「未確認の発行元」と表示されます

表示上の警告で、動作には影響しません。

なお、この場合は多くの環境で利用者ご自身による同意ができません。管理者同意を先に済ませてください（3.2）。

メールの取りこぼしは起きますか

取り込みは、成功したときにのみ読み取り位置を進めます。途中で失敗した場合も次回は同じ位置から読み直しますので、メールが飛ばされることはありません。

導入前に動作を試せますか

テストモード をご利用ください（8.7）。すべての宛先が指定したアドレスに置き換わりますので、実際の顧客に送信せずに確認できます。